Bund soll mehr über Bundesbeschaffung GmbH einkaufen

Die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) wurde 2001 mit dem Ziel gegründet, Einsparungen bei den Einkaufspreisen für den Bund zu erwirken. Sie führt Vergabeverfahren durch. In den Jahren 2017 bis 2021 steigerte sich das Abrufvolumen bei der BBG von 1,448 Milliarden Euro auf 3,222 Milliarden Euro, allen voran wegen der erhöhten Nachfrage aufgrund der COVID-19-Pandemie. 2021 verzeichnete sie einen Bilanzgewinn von 10,09 Millionen Euro; eine Veranlagungsstrategie fehlte jedoch. In ihrem heute veröffentlichten Bericht „Bundesbeschaffung GmbH und ausgewählte Beschaffungen“ empfehlen die Prüferinnen und Prüfer des Rechnungshofes, Beschaffungen des Bundes vermehrt über die BBG abzuwickeln. Geprüft wurden die Jahre 2017 bis 2021.

Länder, Gemeinden und weitere öffentliche Auftraggeber rufen mehr ab als Bund

In der Regel sind die Dienststellen des Bundes verpflichtet, festgelegte Waren und Dienstleistungen – wie etwa Gebäudeüberwachung, IT-Ausstattung, Klassenmöbel, Feuerwehrautos, aber auch Strom, Lebens- und Arzneimittel – über die BBG zu beschaffen.  Für die Kunden des Bundes arbeitet die BBG grundsätzlich unentgeltlich, nicht jedoch für sogenannte Grundsatzvereinbarungs-Kunden (GV-Kunden). Dazu zählen Länder, Gemeinden, Gemeindeverbände sowie weitere öffentliche Auftraggeber wie zum Beispiel Universitäten und Krankenanstalten.

Das Abrufvolumen der BBG für GV-Kunden lag mit 57 Prozent in den Jahren 2017 bis 2021 deutlich über jenem für das Kerngeschäft Bund mit 43 Prozent. In diesem Zeitraum stieg das gesamte Abrufvolumen um 123 Prozent und zwar von 1,448 Milliarden Euro auf 3,222 Milliarden Euro. Diese Steigerung ist in erster Linie auf Beschaffungen zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in den Jahren 2020 und 2021 zurückzuführen. Das zeigt sich etwa in der erhöhten Nachfrage im Bereich Medizin & Labor, vor allem bei den GV-Kunden.

Vor der COVID-19-Pandemie konnte die BBG das reale Abrufvolumen der Bundeskunden nur geringfügig steigern.

Keine zentrale Übersicht über Beschaffungen des Bundes

Die BBG unterliegt der Aufsicht des Finanzministeriums. Im März 2018 startete die Konferenz der Generalsekretäre – auf Betreiben des Finanzministeriums  – ein Projekt, um die öffentliche Beschaffung des Bundes vermehrt über die BBG abzuwickeln. Das Beschaffungsvolumen des Bundes wurde dadurch allerdings nicht nachhaltig erhöht. Es fehlte eine zentrale Übersicht, wie viele und welche Beschaffungen Bundesdienststellen über beziehungsweise außerhalb der BBG-Verträge tätigten. Schätzungen zufolge wird rund die Hälfte des relevanten Beschaffungsvolumens des Bundes über die BBG abgewickelt.

Der Rechnungshof empfiehlt: Es ist eine Initiative zu starten, um Bundesbeschaffungen vermehrt über die BBG durchzuführen. Durch eine Gesetzesinitiative wäre zudem der Kundenkreis mit einer Abnahmeverpflichtung gegenüber der BBG um jene ausgegliederten Rechtsträger des Bundes zu erweitern, die vom Bund finanziert werden.

Bilanzgewinn vervielfachte sich

Die BBG erhielt bis 2017 eine jährliche Abgangsdeckung des Bundes. Seit 2018 erzielte sie regelmäßig selbst erwirtschaftete Gewinne. Dies war im Wesentlichen auf die Einführung eines neuen Preismodells ab 2018 sowie auf den Anstieg des Vergabe- beziehungsweise Abrufvolumens aufgrund der COVID-19-Pandemie zurückzuführen. Der Bilanzgewinn vervielfachte sich von 0,60 Millionen Euro im Jahr 2017 auf 10,09 Millionen Euro im Jahr 2021. Die Frage, wie mit dieser Überliquidität umgegangen werden soll, konnte bis Ende der Prüfung durch den Rechnungshof weder vom Finanzministerium als Eigentümervertreter noch von der BBG gelöst werden. Es lag keine Veranlagungsstrategie vor.

Neues Preismodell mit erheblichen Steigerungen bei Aufschlägen

Die Umsatzerlöse setzten sich im Wesentlichen aus der von den Lieferanten an die BBG zu leistenden Servicegebühr sowie aus der von den GV-Kunden zu leistenden „Verwaltungs-Charge“ für das jeweilige Abrufvolumen zusammen. Der Anteil der Bundeskunden am Umsatzerlös der BBG betrug im überprüften Zeitraum jährlich weniger als zehn Prozent, obwohl im Jahr 2021 46 Prozent des Abrufvolumens von Bundeskunden stammte.

Nachdem im Jahr 2018 ein neues Preismodell eingeführt worden war, kam es teils zu erheblichen Steigerungen der Aufschläge bei neuen Vergabeverfahren. Ob das Preismodell angemessen ist, war nicht nachvollziehbar. Noch im Zuge der Prüfung durch den Rechnungshof wurde mit der Ausarbeitung eines neuen Preismodells begonnen.

Verbesserungsbedarf gibt es außerdem bei der Berechnung von Einsparungen, die die BBG für ihre Kunden erzielt. Die angewandte Berechnungsmethode ließ keine zuverlässige Aussage über die tatsächlichen Einsparungen bei den Einkaufspreisen zu. Bestrebungen der BBG, eine neue Berechnungsmethode für die Einsparungen zu erarbeiten, sieht der Rechnungshof positiv.

Presseinformation: Bundesbeschaffung GmbH und ausgewählte Beschaffungen